ADMINISTRACIÓN por
OBJETIVOS
1.1.1
¿Qué es?
En la actualidad la administración
por objetivos (APO) se practica en todo el mundo. Algunos siguen considerándola
como una herramienta de evaluación; otros la contemplan como una técnica de
motivación; hay quienes la consideran como un dispositivo de planeación y
control. Sin embargo se debe definir la administración por objetivos como un sistema administrativo completo que
integra muchas actividades administrativas fundamentales de manera sistemática,
dirigida concientemente hacia el logro eficaz y eficiente de los objetivos
organizacionales e individuales, en otras palabras la administración por
objetivos es un sistema administrativo
integral en el que se combinan en forma sistemática muchas actividades administrativas
básicas y el cual persigue deliberadamente el cumplimiento eficaz y eficiente
de los objetivos organizacionales e individuales. Esta visión de la APO como sistema de
administración no es objeto de aceptación generalizada, algunos lo siguen
definiendo como una forma estrecha y limitada de administración.
1.1.2 EVOLUCIÓN del CONCEPTO de la APO
Impulso inicial de la APO
Durante muchos siglos, el sentido
común ha demostrado que los grupos y las personas esperan lograr algunos
resultados finales. Sin embargo, algunas personas han insistido desde hace
mucho tiempo en la administración por objetivos y, al hacerlo, han acelerado su
desarrollo como un proceso sistemático. Unas de estas personas Peter F.
Drucker, actuó como catalizador al recalcar que se deben establecer objetivos
en todas las áreas donde el desempeño afecte la salud de la empresa. Estableció
una filosofía que subraya el autocontrol y la autodirección. Por ejemplo: La
empresa General Electric company utilizaba elementos de la APO para descentralizar la
toma de decisiones administrativas al implantar esta filosofía de evaluación
para identificar ares claves de resultados y emprender investigaciones sobre la
medición del desempeño.
Hincapé en la evaluación del desempeño
Douglas Mc Gregor, criticó los
programas de evaluación tradicionales que centraban la atención en los
criterios de las características de la personalidad para evaluar a los
subordinados. Mc Gregor sugirió un nuevo
método evaluatorio, lavado en el concepto de la Administración por
objetivos de Drucker. Específicamente, los subordinados asumen la
responsabilidad de establecer con objetivos a corto plazo, para ellos y
revisarlos después con su superior. Por
supuesto que el superior tiene el poder de veto sobre éstos objetivos. Posteriormente se evalúa el desempeño contra
los objetivos actuales, tarea que desarrollan en primer lugar los
subordinados. En este nuevo enfoque, que
estimula la autoevaluación y el autodesarrollo, el centro de atención se
encuentra donde debería: en el desempeño más que en la personalidad. El
gerente, actuando como entrenador, provoca la participación activa de los
subordinados en el proceso de evaluación, lo que favorece el compromiso y crea
un ambiente propicio para la motivación.
Objetivos a corto plazo y la motivación
Desde hace mucho tiempo, los
investigadores, consultores y profesionales han reconocido la importancia de
establecer metas individuales. En los estudios realizados descubrieron que el
desempeño era mas alto cuando las personas tenían objetivos específicos que
cuando simplemente se les pedía que hicieran su mejor esfuerzo. También se
observó una mejoría en la consecución de las metas y un aumento constante de la
productividad sin embargo, en el momento en que se hizo el estudio de seguimiento,
la productividad había comenzado a disminuir. Aunque la fijación de metas no es
el único factor para motivar a los empleados, pero es muy importante, (otros
factores son: incentivos, participación y autonomía). Es evidente que la
fijación de metas, como una técnica de motivación, no esta restringida a las
empresas privadas sino también es útil en las organizaciones del sector público.
Inclusión de la planeación a largo en el proceso de la APO
En los programas de APO que recalcan
la evaluación del desempeño y la motivación, el centro de atención tiende a
desplazarse hacia los objetivos a corto plazo. Lamentablemente esta orientación
puede provocar un comportamiento administrativo indeseable. Por ejemplo, en un
esfuerzo por reducir los costos de mantenimiento, un gerente de producción
quizá descuide los gastos necesarios par mantener las maquinas en buenas
condiciones de trabajo. Las averías en las maquinas quizá no sean evidentes al
principio, pero posteriormente pueden ocasionar costosas reparaciones. En un
esfuerzo por mostrar un buen rendimiento sobre la inversión en un año
determinado, se puede descuidar el mantenimiento de buenas relaciones con los
clientes. En forma similar, un gerente quizá no invierta en nuevos productos
que decorarían varios años en contribuir a las utilidades. Al reconocer estos
inconvenientes, en la actualidad muchas organizaciones incluyen la planeación a
largo plazo y estratégica en los programas de APO.
El enfoque de sistemas en la
APO
La administración por objetivos ha
sufrido muchos cambios; se ha usado para calcular el desempeño, como un
instrumento para motivar a las personas y, más recientemente para la planeación
estratégica.
Pero aun existen otros subsistemas
administrativos que se pueden integran al proceso de la APO. Entre ellos se
encuentra el diseño de estructura organizacionales, la administración de
portafolios de inversiones, el desarrollo de la administración, el desarrollo
de carreras, los programas de indemnizaciones y la elaboración de presupuestos.
Es necesario integrar en un sistema estas diversas actividades administrativas.
Uno de las primeras investigaciones
que analizo la APO
como un sistema completo de administración, señala que la mayor parte de
actividades administrativas básicas pueden y deben integrarse al proceso de la APO. Sin embargo, el
grado de integración difiere de acuerdo con las actividades individuales. Por
ejemplo, se determino que el nivel más alto de integración de la APO con las funciones
administrativas se producía en el control, en la planeación y en la dirección.
Pero varias actividades administrativas claves de integración y organización
también se integraron adecuadamente al proceso de APO. Estos hallazgos sugieren
que ara ser eficaz, la APO
debe contemplarse como un sistema completo, como una forma de dirigir y no como
una adición a la labor administrativa.
1.1.3 El PROCESO de la ADMINISTRACIÓN por
OBJETIVOS
La importancia practica de los
objetivos en la administración se puede observar mejor al hacer un resumen de
cómo funciona en la practica una exitosa administración por objetivos.
El proceso se inicia en la cima de
la organización y tiene el respaldo activo del director general quien dirige la
organización. Sin embargo, no es esencial que el establecimiento de objetivos
comience en las altas direcciones. Puede iniciarse a nivel de división, del
gerente de mercadotecnia o incluso más bajo. Por ejemplo: en una compañía
comenzó primero en una división, donde se hizo descender hasta el nivel mas
bajo de supervisión mediante una red interconectado de metas. El liderazgo
personal y la tutela de gerente general de la división, tuvo éxito en las áreas
de rentabilidad, reducción de costos y mejoría de las opresiones. Como sucede
con todas las otras clases de planeación, una de las necesidades criticas en la APO es el desarrollo y la difusión
de premisas de planeación coherente. No se puede esperar que un administrador
fije metas o establecer presupuestos sin normas.
Establecimiento de objetivos preliminares por la alta dirección
Una vez que se cuenta con las premisas
apropiadas de planeación, el primer paso para establecer objetivos consiste en
que el director general determine lo que percibe como el propósito o la misión
y las metas más importantes para un futuro determinado. Se puede establecer
estas metas para periodos de cualquier extensión: un trimestre, un año, cinco
años o lo que resulte apropiado en determinadas circunstancias.
Ciertas metas se deben programas
para alcanzarse en un periodo mucho más corto y otros en un lapso mucho mas
largo.
Las metas establecidas por los
superiores son preliminares, debido en que se basan en el análisis y juicio de
lo que puede y debe logras la organización en el transcurso de un periodo
determinado. Esto requiere tomar en cuenta las fuerzas y debilidades de la
compañía de acuerdo con las oportunidades y amenazas existentes. Es necesario
considerar estas metas como tentativas y susceptibles de modificación, mientras
los subordinados desarrollan todas las cadenas de objetivos verificables. Por
lo general no es aconsejable obligar a los subordinados a que acepten
objetivos, puesto que es difícil que la fuerza pueda dar lugar al compromiso
personal. La mayoría de los administradores también encuentran que el proceso
de determinar metas junto con los subordinados revela problemas que se deben
solucionar y oportunidades de las que no estaba previamente conciente.
Al fijar objetivos, el administrador
también establece sistemas para medir el logro de metas. Si se desarrollan
objetivos verificables normalmente se incorporaran estas mediciones a los
objetivos, tanto si se trata de importes de ventas, utilidades, porcentajes,
niveles de costo o ejecución del programa.
Clarificación de los papeles organizacionales
A menudo se pasa por alto la relación
entre los resultados esperados y la responsabilidad par alcanzarlos. La
responsabilidad clara de cada meta y submeta debe ser asignada a una persona en
particular. Sin embargo, con frecuencia el análisis de la estructura de una
organización revela que la responsabilidad es indefinida y que se necesita su
clarificación y reorganización. En ocasiones es imposible estructurar una
organización en forma tal que un objetivo determinado caiga bajo la
responsabilidad de alguien.
Establecimiento de objetivos para los subordinados
Después de asegurarse de que se ha
informado a los gerentes subordinados de los objetivos generales, estrategias y
premisas de planeación, el superior puede proceder a trabajar con los
subordinados para fijarles sus objetivos. Les pregunta que metas puede cumplir,
en que tiempo y con que recursos. A continuación debe estudiarse algunas ideas
preliminares acerca de las metas que parecen ser factibles par la compañía o el
departamento.
El papel del superior en este punto
es de extrema importancia. Entre las preguntas que se deben hacer se encuentra:
¿Qué puede aportar usted? ¿Cómo podemos mejorar su operación para que me ayude
a mejorar la mía? ¿Qué se interpone en el camino; que obstrucciones le impide
alcanzar un nivel de desempeño más alto? ¿Qué cambios podemos hacer? ¿Cómo
puedo ayudar? Es sorprendente cuantas cosas se pueden identificar que
obstaculizan el desempeño y cuantas ideas constructivas se pueden obtener de
las experiencias y el conocimiento de los subordinados.
Los superiores también deben ser
consejeros pacientes que ayuden a sus subordinados a desarrollar objetivos
coherentes y de apoyo y tener cuidado de establecer metas que sean imposibles
de cumplir.
Unas de las principales ventajas de
establecer con cuidado una red de metas verificables y un requisito para
hacerlo con eficacia es vincular al mismo tiempo la necesidad de recursos de
capital, materiales y humano. Los administradores, en todos los niveles,
requieren de estos recursos para alcanzar sus metas. Al relacionar estos
recursos con las metas, los superiores pueden observar mejor la forma más
eficaz y económica de asignarlos. Ayuda
a evitar la mayor penuria en la existencias de cualquier ejecutivo de
alto nivel: el “forcejeo económico” por parte de subordinados que necesitan “un
técnico mas” o “un equipo mas”, solicitudes que es fácil para ellos vender a su
jefe y que al superior le resulta difícil rechazar.
Reciclaje de objetivos
Es difícil establecer objetivos
comenzando en la cima y dividiéndolos después entre los subordinados. Tampoco
se deben iniciar desde abajo. Se requiere un grado de reciclaje. Los
administradores de alto nivel quizá tengan una idea de cuales deberán ser los
objetivos de sus subordinados, pero es casi seguro que cambiaran las metas
preconcebidas al examinar las oportunidades de éstos. Por lo tanto, la fijación
de objetivos no es sólo un proceso conjunto sino también recíproco. Por
ejemplo, un gerente de ventas puede establecer en forma realista una meta para
lograr ventas mucho mas elevadas de un producto de lo que la alta dirección
cree posible. En este caso, con toda seguridad que resultarán afectadas las
metas de los departamentos de manufacturas y finanzas.
1.1.4 CÓMO ESTABLECER OBJETIVOS
Sin objetivos claros, la
administración es aleatoria. No puede esperarse que una persona o grupo actúe
con eficacia y eficiencia a menos de que exista un propósito claro.
Objetivos cuantitativos y cualitativos
Para ser mensurables, los objetivos
deben ser verificables. Esto significa que
se debe poder contesta siguiente:
¿Cómo sé, al finalizar el periodo, si se ha alcanzado el objetivo? Por ejemplo,
el objetivo de obtener una utilidad razonable puede señalar en el mejor de los
casos, si la compañía tuvo utilidades o pérdidas, pero no estipula cuántas utilidades
se deben obtener. Además lo que es razonable para el subordinado quizá no sea
aceptable para el superior.
Establecimiento de objetivos en el gobierno
Federic V. Malek, ex asistente
especial del presidente de EE.UU y uno de los principales impulsores de la
implantación de la APO
en el gobierno federal de ese país, ha reconocido la necesidad de administrar
por objetivos el gobierno. Él afirmó: si se quiere administrar con eficacia la
rama ejecutiva del gobierno, es evidente que se necesita un sistema para
establecer prioridades, determinar con precisión la responsabilidad por su
cumplimiento, realizar su seguimiento y generar la suficiente retroalimentación
par poder supervisar y evaluar los programas desde la cima.
Desde luego que la administración
del gobierno plantea problemas especiales. Muchos gastos son incontrolables por
que ley los impone obligatoriamente. También existen las tendencias a perpetuar
programas ineficaces por razones políticas debido a que los miembros del
congreso tienen una orientación política más que administrativa.
Por último, el proceso tradicional
de elaboración presupuestos no favorece a la productividad administrativa.
Para mejorar la producción del
gobierno federal, así como de otros gobiernos, se requiere:
Identificar los programas ineficaces
al comparar el desempeño con los objetivos preestablecidos.
Utilizar los presupuestos de base
cero
Aplicar los conceptos de la APO para medir el desempeño
individual
Preparar objetivos a corto y a largo
plazo
Implantar controles eficaces
Diseñar estructuras de organización
sólidas con responsabilidades y autoridad claras en la toma de decisiones en
los niveles apropiados
Desarrollar y preparar a los
funcionarios del gobierno para asumir responsabilidades administrativas
Por lo tanto, establecer objetivos,
al igual que en los programas de APO, solo es esencial para lograr que los
administradores de línea en las organizaciones de negocio sean más eficaces, si
no que además es igualmente importante para mejorar el desempeño del personal
staff y de los administradores públicos.
Normas para el establecimiento de objetivos
Establecer objetivos es ciertamente
una tarea difícil. Requiere un asesoramiento inteligente por parte del superior
y una practica intensiva por parte del subordinado. La lista de objetivos no debe ser demasiada
larga, pero si cubrir las principales características del trabajo. De ser
posible, es conveniente señalar la calidad deseada y es costo estimado de
dichos objetivos. Además, estos deben representar un reto, señalar prioridades
y fomentar crecimiento y desarrollo personal y profesional.
1.1.5 VENTAJAS
de la
ADMINISTRACIÓN por OBJETIVOS
Hay gran cantidad de evidencias,
muchas de ellas provenientes de estudios de laboratorio, que muestra los
aspectos motivacionales de las metas claras.
Mejor administración: No se pueden establecer objetivos sin planeación y la
planeación orientada hacia los resultados es la única que tiene sentido. La
administración por objetivos obliga a los administradores a reflexionar que la
planeación para obtener resultados, en vez de limitarse a planear actividades o
trabajo. Para asegurarse que los objetivos sean realistas, también se requiere
que los administradores piensen en la forma en que alcanzaran los resultados,
la organización y el personal que necesitaran para hacerlo y los recursos y la
ayuda que requerirán.
1.1.7 GLOSARIO
Aleatorio: Perteneciente o relativo al juego de azar. || Dependiente de algún suceso fortuito.
Avería: Daño que padecen las mercaderías o
géneros. || Daño que impide el funcionamiento de un aparato,
instalación, vehículo, etc.
Catalizador:
(De catálisis).
m. Quím.
Cuerpo capaz de producir la transformación catalítica.
Catalítico, ca: adj. Quím. Perteneciente o relativo a la catálisis.
Catálisis:
(Del gr. κατάλυσις,
disolución, acabamiento). f. Quím. Transformación química motivada por sustancias que no se
alteran en el curso de la reacción.
Catalizar: tr. Producir una catálisis. || Favorecer o acelerar el
desarrollo de un proceso.
Descentralizar: Transferir a diversas corporaciones u
oficios parte de la autoridad que antes ejercía el gobierno supremo del Estado.
Estipular:
Convenir,
concertar, acordar. ||. Hacer contrato verbal.
Expensas:
Gastos,
costas. A costa, por cuenta, a cargo de alguien.
Restringido: restringir: Ceñir, circunscribir, reducir a menores
límites. || Apretar, constreñir, restriñir.
Penuria: Escasez, falta de las cosas más precisas
o de alguna de ellas.
Preconcebido: Dicho de una idea, de una teoría, etc.:
Formadas sin juicio crítico y sin tener en cuenta los datos de la experiencia.
Premiso: Prevenido, propuesto o enviado con anticipación.
||Señal o indicio
por donde se infiere algo o se viene en conocimiento de ello.
|| Cada una de las
dos primeras proposiciones del silogismo, de donde se infiere y saca la
conclusión.
Subordinar: Sujetar a alguien o algo a la dependencia
de otra persona o cosa. ||
Clasificar
algo como inferior en orden respecto de otra u otras cosas.
Subordinado: Dicho de una persona: Sujeta a otra o dependiente de ella || Dicho de un elemento gramatical: Regido o
gobernado por otro
Susceptible:
Capaz de
recibir modificación o impresión
Tentativo: Que sirve para tantear o probar algo.
|| Acción con que se intenta, experimenta, prueba o
tantea algo. ||
Examen previo que se hacía en algunas universidades para tantear la capacidad y
suficiencia del graduando
Tutela: Autoridad que, en defecto de la paterna o
materna, se confiere para cuidar de la persona y los bienes de aquel que, por
minoría de edad o por otra causa, no tiene completa capacidad civil. Cargo de
tutor. ||
Dirección, amparo o defensa de una persona respecto de otra.
